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ERP项目如何防止后院起火?

ERP项目如何防止后院起火?

来源:internet

 

ERP项目实施过程中,后院起火是一件非常危险的事情。但是笔者仍然会时常碰到这种事情,让笔者很难应付。现在笔者就跟大家分享一下,遇到类似事情时的处理方式。希望这些经验能够帮助各位项目管理逢凶化吉。

    一、 项目实施到关键时刻,项目管理员却跳槽。

    让笔者印象深刻的最大后院起火事件是在给一家企业实施ERP项目进入到关键的时刻,这家企业的项目管理员却跳槽了。当时让很多人都措手不及。由于一直以来都是这个项目管理员负责这个ERP项目,特别是流程梳理与优化这方面的内容,都是由其主导的。他离职后,在一段时间内ERP项目处于无序的状态之中。那么遇到这种情况,ERP实施顾问该如何面对呢?

    自从这件事情之后,笔者就学乖了。即使企业如何信誓旦旦的保证企业关键用户的稳定性,我们做为实施顾问仍然不能够掉以轻心。在帮助企业组建项目团队的时候,都建立企业采取正负责任制。也就是说,项目管理员要设立两位,分别为正副组长。副组长作为后备,也需要全程参与到ERP项目中来。如此的话,即使正组长因为种种原因最后在中途离开了ERP项目团队,那么由于副组长参与了整个项目,所以也能够及时的顶替上来。

    这么做的好处,当然是显而易见的。除此之外,笔者在必要的时候还会跟企业一把手强调项目管理员的重要性。特别会指出如果在项目中途项目负责人中途离场可能会给企业项目带来的致命打击。让一把手真正的重视ERP关键用户、特别是项目负责人的稳定性。防止项目在最后冲刺时,由于关键用户中途退场而导致后院起火事件。

    其次,笔者也会强调项目过程中书面资料的整理与归档。如在流程梳理与优化的过程中,笔者会让企业用户将整理好的流程通过书面的形式记录下来,并要求有企业一把手或者项目负责人的签字。如此,即使后续有关键用户或者项目负责人离职,凭借这些书面的资料,新的接班人也可以顺利接手。最终的是,通过这些书面资料,可以防止新官上任三把火。将前任项目负责人的工作成果全部推翻。这意味着很多工作将从头再来,大大的影响ERP项目的进度。

    由于项目负责人或者关键用户中途退出项目团队,会给ERP项目带来很大的负面影响,甚至是致命的影响。故无论是实施顾问还是企业一把手,在ERP项目开始之前都要能够清楚的明白这一点。然后根据笔者上面提的一些意见,做好相关的防护措施。最大程度上消除这个后院起火事件给ERP项目带来的不利影响。

    二、 系统跑的正欢,却发现基础数据有严重的错误。

    三分软件,七分实施,十二分数据。这是专家们对ERP项目实施方法论的高度总结。从中可以看出基础数据对ERP项目的重要性。但是在实际工作中,我们往往会遇到系统跑的正欢,却发现基础数据严重错误的情况。这是继项目管理员跳槽的第二大后院起火事件。

    如笔者以前给一家企业实施ERP项目的时候,就遇到这种情况。他们有一个泡壳的原材料,是存放在包装材料仓库中的。但是由于其价值比较大,在统计材料成本的时候,确是计算在零件成本中的。但是企业用户在产品基本信息整理的时候,没有发现这个问题。他们将原材料分为包装材料与零件两部分。而仓库也对应的设置为包装材料仓库与零件仓库两个仓库。在产品信息导入到系统中的时候,就是按照这个关系来导入的。后来在系统模拟运行的时候,成本会计就发现了问题。系统中产品的零件价格要比实际的低,而包装材料成本却比实际的要高出不少。

    经过一番查找与分析,才发现是这个地方出了问题。由于现在系统已经处于模拟运行阶段,即最后的冲刺阶段,却发生了这种后院起火的时间,让大家都有点措手不及。最后,根据企业这个实际情况,为了最大程度的减少损失,笔者只好采取了一个折中的处理方案。即将泡壳这种原材料,在设置产品类别的时候,设置为辅助零件,并为这个产品类别设置默认仓库为包装材料仓库。然后在统计成本的时候,将其与零件统计到一起。这虽然从数字上解决了问题,但是将辅助零件存放到包装材料仓库,总觉得有点别扭。不过从当时的情况来看,这也是最好的处理方法了。即使如此,由于涉及到的原材料数量比较多,最后企业还是抽调了很多人员开了一个夜班才将这些内容调整过来。虽然最终没有给ERP项目带来很大的损失,但是也让我们吓出了一身冷汗。

    从这个事件以后笔者学乖了。在整理基本资料的时候,不是一个部门的事情。上了ERP系统之后,各部分数据都是高度共享的。也就是说,每一个基本资料跟各个部门都有紧密的联系。

    防止以后发生类似的错误,笔者建议企业项目管理员,在整理某个基本资料的时候,如产品基本信息,最好先列一个固定的格式,如利用Excel表格先将基本资料的格式固定下来,哪些字段是必须填写的,哪些字段会对其他作业产生连锁反应等等。然后向各个部分进行确认。根据笔者的经验,每个部分流转下来,原先定义的基本资料格式会有60%以上的改动。可见单靠一个部门在定义基本资料的格式,并不能够反映出各个部分的实际需求。最后的结果肯定是在模拟运行甚至在系统上线之后才发现基本资料的不足。在最关键的时刻,后院起火,会阻碍ERP项目的正常上线。

    三、 系统正准备上线,却为垃圾数据烦恼。

    企业用户辛辛苦苦终于引来了系统上线的日子,却发现系统中存在很多的垃圾数据。这些垃圾数据主要是在前提系统测试、系统培训的时候遗留下来的。这会大大的破坏用户的积极性。这又是一起很严重的后院起火事件。由于系统中存在不少的垃圾数据,对于系统后续的运行会产生很大的负面影响。如在报表统计、产品导入到处等作业中,都会看到这些垃圾数据的影子,从而影响这些作业的正常运行。这就叫做一颗老鼠屎坏了一锅粥

    很多企业在项目实施过程中都遇到过类似的事件。这主要的责任在于企业的项目管理人员或者实施顾问的身上。其实只要在项目开始之前,稍微做一些防范措施,就可以避免这种情况。如在基本数据建立完成之后,对数据库进行备份。然后再进行测试与培训。如此的话,在上线之前,将数据库还原即可。这就可以消除垃圾数据对项目的负面影响。

    除此之外,还可以建立两个企业实例。现在的ERP系统,很多都支持多企业的。那么我们就可以建立两个企业,一个企业专门用来后续的测试与培训;而另外一个企业实例保存的就是企业最真实的数据。而且通过后台数据库,还可以让企业真实的数据同步到测试数据库中。如此的话,测试产生的垃圾数据也不会影响到企业最后的应用。

    可见,只要在项目一开始的时候对这个问题引起重视,就可以采取很多简单却行之有效的措施来避免这种垃圾数据对系统运行的不利影响。这个后院起火的事件明显是可以避免的。这主要看企业项目管理员或者实施顾问是否有这个心了。对此笔者强烈建议,各位用户对这个问题要引起高度的重视,不要让一颗老鼠屎坏了一锅粥。

    可以根据ERP系统的实际情况,采取以上几个措施中的任何一个,就可以轻松的避免这个尴尬的境地。如果不涉及到版权的问题,即ERP企业允许给企业安装两个独立的ERP系统,那么这是笔者所推荐的解决方案。如果软件公司处于版权考虑不允许这么做的话,那么就建立两个实例,分别完成不同的任务即可。由于两个公司的数据相互之间是独立的,所以也不会对最终的使用产生很大的影响。

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